Digitaler Dokumentenaustausch spart Zeit, Kosten und Ressourcen
Die Alpensped GmbH setzt seit Jahresanfang auf digitales Dokumentenmanagement. Im ersten Schritt sind alle Subunternehmer auf die selbstentwickelte Lösung des mittelständischen Logistikers umgestiegen. Das Ergebnis: In diesem Bereich erfolgt die gesamte Buchhaltung bereits komplett papierlos.
Rechnungen, Frachtdokumente, Belege – der Alltag beim Mannheimer Familienunternehmen Alpensped wird von unzähligen Dokumenten bestimmt. “In der Vergangenheit hatten wir bis zu 50.000 Mappen mit jeweils mehreren Seiten Papier im Einsatz”, erklärt Alpensped-Geschäftsführer Christian Faggin. Entsprechend hoch waren Archivierungs- und Verwaltungsaufwand, Papierverbrauch und Druckkosten. “Deshalb haben wir uns im letzten Jahr das klare Ziel gesetzt: Wir wollen runter von diesen Aktenbergen”, sagt Faggin. Und zwar mit Softwareunterstützung.
Nach eingehender Recherche entschieden sich die Mannheimer Logistikexperten gegen eine Standardlösung, sondern setzten auf eine Eigenentwicklung. So konnten sie die Lösung ihren Anforderungen anpassen. Herausgekommen ist ein zweisprachiges Webportal, über das Subunternehmer nun mühelos ihre Dokumente hochladen können, die dann automatisch weiterverarbeitet und in digitalen Akten abgelegt werden. “Von der ersten Planung bis zum Go-Live haben wir nicht mal ein Jahr gebraucht”, berichtet Faggin.
Der Umstieg der Subunternehmer nahm ebenfalls nicht viel Zeit in Anspruch. “Durch intensive Schulungen unserer Experten war innerhalb von drei Wochen alles in trockenen Tüchern”, erinnert sich Faggin. Heute profitieren beide Seiten von der digitalen Verarbeitung der Dokumente: “Der neue Workflow spart bei allen Beteiligten jede Menge Kosten”, so der Geschäftsführer. Zum Beispiel durch den Wegfall von Portogebühren und deutlich reduzierten Ausgaben für Druck und Papier. Zudem trägt der automatisierte digitale Dokumentenaustausch dazu bei, die Arbeitsprozesse spürbar zu beschleunigen und die Qualität zu steigern. Falsch einsortierte Belege und verlegte Akten gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie das aufwendige Suchen nach relevanten Informationen. “Dank Schlagwortsuche haben unsere Mitarbeiter jetzt jederzeit auf Knopfdruck Zugriff auf sämtliche Informationen – und zwar auch im Homeoffice”, verweist Faggin. Ein Berechtigungskonzept schützt die Dokumente dabei vor unerlaubtem Zugriff. Dadurch erhält jeder Mitarbeiter genau die Informationen, die er benötigt. Zudem lassen sich kritische Bearbeitungsaktionen, wie etwa das Löschen oder Verschieben von Dokumenten oder Akten, zuverlässig überwachen.
Nach dem gelungenen Start nimmt der Alpensped bereits die nächste Ausbaustufe ins Visier: In Zukunft sollen auch Kunden an das System angebunden werden. “Wir haben die Lösung so entwickelt, das sich weitere individuelle Funktionen unkompliziert als Bausteine einfügen lassen”, erklärt Faggin.
Das internationale Logistikunternehmen, Mannheim, wurde 1993 gegründet und ist heute mit 36 Mitarbeitern Spezialist für Süd. Ost. Europa.
Wichtigste Kundenbranchen sind Automobil (36 Prozent), Konsumgüter (19 Prozent), Stahl (15 Prozent), Recycling (9 Prozent), Papier (8 Prozent), andere (13 Prozent). Das mittelständische Familienunternehmen zählt unter anderem Firmen wie den VW-Konzern, Rewe, Alfred Kärcher, Danone, sowie ArcelorMittal zu seinen Kunden.
- 020 führte Alpensped 20.040 Transporte durch und erzielte einen Jahresumsatz von 20,1 Millionen Euro.
Mehr als 20 Destinationen: Albanien, Benelux, Bosnien und Herzegowina, Bulgarien, Deutschland, Frankreich, Griechenland, Großbritannien, Italien, Kroatien, Mazedonien, Moldawien, Montenegro, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Serbien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien und Ungarn.
Das logistische Dienstleistungsangebot umfasst die Organisation und Durchführung von Teil- und Komplettpartien, Kontrakt- und Projektlogistik sowie Sonder- und Schwerlasttransporten.
Ökonomie, Ökologie sowie soziales Engagement bilden für Alpensped die Säulen der Nachhaltigkeit. Dies spiegelt sich unter anderem durch das aktive Engagement an karitativen Einrichtungen und durch das starke Umweltengagement wider. So hat das mittelständische Unternehmen erstmalig 2011 seinen CCF Corporate Carbon Footprint nach ISO 14064 zertifizieren lassen. 2012 erfolgte die Erstzertifizierung des TCF Transport Carbon Footprint gemäß EN 16258. Seitdem wird für jede durchgeführte Sendung der spezifische TCF auf allen Einzel- und Sammelrechnungen ausgewiesen. 2018 veröffentlichte Alpensped bereits seinen vierten Nachhaltigkeitsbericht.
