Das Add-on kann im SAP-Standard über die Dienste zum Objekt kontextbezogen in beliebige Belege integriert werden. Für den dokumentenzentrierten Einstieg steht eine übersichtliche Power-Transaktion zur Verfügung. Damit können Anwender Dokumente suchen, in baumartige Verzeichnisstrukturen browsen, neue Dokumente anlegen oder Änderungen vornehmen.
Die Lösung verbindet Dokumente und Dokumentenstrukturen über Dokumentenakten, mit den unterschiedlichsten SAP Business Objekten. Anwendungsfälle können beispielsweise Akten zu Materialien, Equipments, Lieferanten, Kunden, Personal, Fertigungsaufträge, Bestellungen, oder PSP-Elemente aus dem SAP-PS sein, um nur einige zu nennen.
In einzelnen SAP Modulen wie beispielsweise SAP-PS oder der Instandhaltung (SAP EAM) sind hierarchische Strukturen vorhanden, an die sich automatisiert eine ähnliche Dokumentstruktur modellieren lässt. Daraus ergibt sich eine transparente Dokumentenlenkung, die das Prozess-, Dokumentations- und Projektmanagement stützt. So lassen sich Dokumente im System beispielsweise als interne, externe, technische oder kaufmännische Dokumente klassifizieren und sind dadurch schneller auffindbar.
Zur Dokumentenlenkung bietet das DMS einen sogenannten Laufweg an. Damit können Freigabeprozesse mit wenigen Klicks in Gang gesetzt werden, ohne starre SAP-Workflows generieren zu müssen. Im Hintergrund der Anwendung kommen SAP-Standardstrukturen wie Dokumentinfosätze, Dokumentstücklisten und die Klassifizierung zum Einsatz.
Die Benutzeroberfläche von smart-plm [documents] ist für ein intuitives Handling an den Windows Explorer angelehnt. Deshalb ist das Addon auch Bestens für SAP-Anwender geeignet, die auf S/4 HANA umstellen und einen Ersatz für SAP Easy Document Management suchen.
